Wunderman Thompson digitalisiert die Mieterkommunikation

Apleona Real Estate ist ein Immobilien-Dienstleistungsunternehmen mit zehn Standorten in der ganzen Schweiz, das rund 86’000 Mietobjekte von Wohn- und Geschäftsräumen bis hin zu Retail- und Centerflächen betreut. Mit dem neu geschaffenen Mieterportal digitalisiert Apleona Real Estate die Kommunikation mit den Mietern und will mehr Transparenz schaffen. Wunderman Thompson hat dazu das Portal Leona.ch sowie den Roboter «Leona» entwickelt, die User online begleitet. Darüber hinaus wurden weitere Ausbauschritte für die Nutzergruppe Eigentümer eingeleitet.

Bedürfnisse der Mieter*innen im Zentrum

Egal ob der Schlüssel verlorengegangen, die Heizung defekt ist oder aktuelle Nebenkostenabrechnung benötigt wird: Auf dem benutzerfreundlichen Portal finden Mieter alle Informationen rund um ihre Mietobjekte auf einen Blick. Um den Service zu nutzen, ist eine einmalige Registrierung mit persönlichen Angaben erforderlich. Für eine optimale Kommunikation mit den Mieter*innen wurden anstelle von Standard-Formularen bedarfsgerechte Mieteranfrageformulare konzipiert. Damit die Mieter während des Bearbeitungsprozesses stets auf dem Laufenden bleiben, wurden die Anfragen mit einem Bearbeitungsstatus versehen und in ein digitales Postfach integriert. Zudem können die User ihre persönlichen Daten selbst verwalten und finden hilfreiche Tipps und nützliche Informationen rund um ihr Mietobjekt.

Property Technologie eingebunden

Hinter der zeitgemässen UX-Oberfläche verbirgt sich intelligent verknüpfte Technologie. Die technische Herausforderung war die API-Integration von OnBase – des Enterprise Content Management Systems – für sämtliche Mieterdokumente. Über diese Schnittstelle bezieht das Portal wichtige Daten wie Dokumente, Rechnungen oder Anhänge und bildet diese userfreundlich ab. Ebenso werden sämtliche Anfragen der Mieter in OnBase als pendent erfasst. Je nach Umfang durchlaufen die Anfragen einen einfachen oder komplexen Workflow im Hintergrund und werden strukturiert und zuverlässig erledigt. Damit Inhalte wie News und FAQ bewirtschaftet werden können, basiert das Portal auf einem Content Management System. Zusätzlich zum Portal wurde ein Identity Server aufgesetzt, der die Zugriffsverwaltung der Mieter regelt. Die Plattform ist Mobile-optimiert und wurde Ende des Jahres 2020 schweizweit ausgerollt.

Verantwortlich bei Apleona Real Estate: Stefan Studer (Leiter Informatik), Sabrina Hauser (COO), Louisa Bordewieck (Content Marketing Manager), Nathalie Renfer (Projektleiterin Informatik), Hans Peter Egloff (CEO, Gesamtverantwortung). Verantwortlich bei Wunderman Thompson: Susi Martin (Senior Account Director), Mirco Portmann (Account Director), Rigobert Mihle (Principal Software Engineer), David Suppiger (Senior Software Engineer), Jean-Baptiste Bernus (Senior Software Engineer), Elias Daccarett (Principal Platform Engineer), Diego Martinez (Senior UX Director).