"Nous sommes déjà une agence différente après trois jours de home office de ce que nous étions il y a une semaine".

Spinas Civil Voices a transféré la plupart de ses opérations au siège social. Werbewoche.ch a demandé au fondateur Lorenz Spinas quel impact cela a sur les opérations quotidiennes de l'agence.

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Le corona virus est non seulement omniprésent dans les médias, mais il s'immisce aussi, lentement mais sûrement, dans la vie professionnelle quotidienne des gens. Afin de protéger les employés et donc aussi leur propre entreprise, de nombreuses sociétés transfèrent de plus en plus le travail vers le bureau à domicile. C'est également le cas de Civil Voices de Spina. L'agence zurichoise, spécialisée dans les ONG, a renvoyé ses employés - à quelques exceptions près - chez eux et les laisse travailler sur place. Comment cela fonctionne-t-il ? Werbewoche.ch s'est entretenu avec le fondateur de l'agence, Lorenz Spinas.

 

Werbewoche.ch : Lorenz Spinas, qu'est-ce qui vous a poussé à passer au home office en grande partie à cause du virus Corona ?

Lorenz Spinas : Le danger potentiel : un employé infecté signifie : toute l'agence en quarantaine, des dizaines de délais de livraison non respectés, bref : un scénario qui mettrait en péril notre existence.

 

Comment le ministère de l'Intérieur était-il réglementé aux Voix civiles de Spina avant le coronavirus ?

De manière ponctuelle et individuelle, peut-être un tiers du personnel a utilisé cette option de temps en temps. Cela a été un grand avantage lors du changement radical du lundi de cette semaine, car il n'y avait rien de complètement nouveau pour l'équipe et les outils de communication nécessaires étaient déjà éprouvés.

 

Un noyau de six personnes, qui arrivent par transport privé, reste à l'agence. Volontairement ou ont-ils reçu l'ordre de tenir le fort ?

Absolument volontairement et sans aucun ressentiment. Il était clair pour tout le monde que nous ne pouvions gérer cette situation exceptionnelle qu'en équipe. L'élément qui a suscité le plus de discussions est le fait que personne n'était autorisé à se rendre à l'agence par les transports publics en raison du risque accru d'infection.

 

Est-ce que ça marcherait si ces six personnes rentraient aussi chez elles ?

Nous essayons d'éviter cela le plus longtemps possible, car nous ne verrons que progressivement si nous avons encore besoin de l'une ou l'autre chose de l'agence. Par exemple, seules les données des deux dernières années se trouvent dans le nuage. Si nécessaire, les personnes de l'agence peuvent télécharger des données plus anciennes vers le cloud plus facilement que par un accès externe au serveur du sous-sol. Mais nous pourrions aussi assurer la majeure partie de cette tâche si chacun devait travailler à domicile.

 

Comment organisez-vous la communication au sein de l'équipe et avec les clients ?

Nous utilisons trois outils pour la communication : 1. Slack pour la documentation interne du projet, 2. Dropbox Business pour les données, 3. Whereby pour les réunions dans l'équipe et avec les clients.

 

Et comment fonctionne l'échange ?

La coopération a très bien fonctionné jusqu'à présent, nous ne ressentons aucun retard dans les projets.

 

Quels processus sont plus difficiles lorsque la plupart des employés travaillent à domicile ?

De nombreuses personnes créatives préfèrent s'asseoir ensemble dans un bureau pour développer des concepts plutôt que devant un écran. Nous verrons si la créativité en souffre.

 

Identifiez-vous également des domaines où le travail à domicile offre des avantages par rapport au travail en agence fixe ?

"Parfait, maintenant nous avons une agence 100 % numérisée d'un seul coup", a déclaré notre stratège numérique après l'annonce interne.

 

Y a-t-il des activités dans la routine quotidienne de l'agence - comme les emplacements - qui ne peuvent pas être effectuées "à distance" et qui nécessitent donc la présence physique des employés ?

La volonté des clients d'utiliser la vidéoconférence est actuellement très élevée. Cela pourrait bien être valable au-delà de la phase Corona. Nous avons déjà communiqué avec nos clients en Allemagne en grande partie de cette manière, car sinon nous devrions prendre l'avion à chaque fois.

 

Est-il possible pour vous de mettre en œuvre une campagne de A à Z via le home office, si la phase Corona se prolonge ?

Si cette crise dure plus longtemps, elle doit être possible. Nous partons du principe que nous trouverions une solution pour tout, sauf pour l'esprit d'équipe et les échanges informels dans les couloirs et dans la cuisine. Mais une période de vaches maigres de quelques mois à cet égard ne serait pas non plus un problème.

 

Le bureau à domicile ne convient pas à tout le monde - il faut être "fait" pour cela et avoir l'autodiscipline nécessaire. Votre équipe est-elle bien équipée à cet égard ?

Il faut s'y habituer, mais la grande motivation de notre équipe aide.

 

L'industrie de la création est-elle - par rapport à d'autres industries - bien adaptée aux bureaux à domicile ?

Les personnes qui travaillent dans le domaine de la communication aiment s'impliquer dans de nouvelles choses, elles ont donc les meilleures conditions préalables.

 

Combien de temps continuez-vous Home Office ?

Personne ne sait ce qui va se passer ensuite, pas même nous.

 

Une fois que le coronavirus aura été éliminé, retournerez-vous à la routine habituelle de l'agence ou, si nécessaire, reprendrez-vous certaines activités de la période du bureau à domicile ?

Après trois jours, nous sommes déjà une agence différente de celle que nous étions il y a une semaine. Ce qui a fait ses preuves dans cette crise, nous allons probablement le poursuivre sous une forme ou une autre.

 

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