«Wir sind nach drei Tagen Home Office schon eine andere Agentur als vor einer Woche»

Das Coronavirus ist nicht nur in den Medien omnipräsent, sondern hält langsam aber sicher auch Einzug in den konkreten Arbeitsalltag der Menschen. Um Mitarbeitende und somit auch den eigenen Betrieb zu schützen, verlagern viele Unternehmen zunehmend die Arbeit ins Home Office. So auch Spinas Civil Voices. Die auf NGOs spezialisierte Zürcher Agentur hat die Mitarbeitenden – bis auf wenige Ausnahmen – nach Hause geschickt und lässt sie dort arbeiten. Wie funktioniert das? Werbewoche.ch hat sich mit Agenturgründer Lorenz Spinas unterhalten.

Werbewoche.ch: Lorenz Spinas, was hat Sie konkret dazu bewogen, aufgrund des Coronavirus grösstenteils auf Home Office umzustellen?

Lorenz Spinas: Das Gefahrenpotenzial: Ein infizierter Mitarbeiter bedeutet: ganze Agentur in Quarantäne, Dutzende verpasste Liefertermine, kurz: ein Szenario, das unsere Weiterexistenz gefährden würde.

Wie war Home Office vor dem Coronavirus geregelt bei Spinas Civil Voices?

Situativ und individuell, vielleicht ein Drittel der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben diese Möglichkeit ab und zu genutzt. Das war ein grosser Vorteil bei der radikalen Umstellung am Montag dieser Woche, denn es war nichts komplett Neues für das Team und die dafür notwendigen Kommunikationstools waren schon erprobt.

Eine Kerngruppe von sechs Leuten, die per Individualverkehr anreist, verbleibt in der Agentur. Freiwillig oder werden sie dazu «verdonnert», die Stellung zu halten?

Absolut freiwillig und frei von jeglichem Unmut. Es war allen klar, dass wir diese Ausnahmesituation nur als Team bewältigen können. Am meisten Diskussionen ausgelöst hat, dass niemand mit den ÖV in die Agentur kommen darf wegen des erhöhten Ansteckungsrisikos.

Würde es funktionieren, wenn diese sechs Leute auch noch nach Hause gingen?

Wir versuchen das solange wie möglich zu vermeiden, weil wir erst nach und nach sehen werden, ob wir noch das eine oder andere aus der Agentur brauchen. Zum Beispiel befinden sich nur die Daten der letzten zwei Jahre in der Cloud. Bei Bedarf können die Leute in der Agentur einfacher ältere Daten in die Cloud hochladen als über einen externen Zugriff auf den Server im Keller. Aber das Allermeiste könnten wir auch sicherstellen, wenn alle von zuhause aus arbeiten müssten.

Wie organisieren Sie die Kommunikation im Team und mit den Kunden?

Wir setzen drei Tools zur Kommunikation ein: 1. Slack für interne Projekt-Dokumentation, 2. Dropbox Business für die Daten, 3. Whereby für Sitzungen im Team und mit Kunden.

Und wie funktioniert der Austausch?

Die Zusammenarbeit klappt bisher sehr gut, wir spüren keine Verzögerungen bei den Projekten.

Welche Prozesse gestalten sich schwieriger, wenn die meisten Mitarbeitenden von zuhause aus arbeiten?

Viele Kreative sitzen zum Konzepten lieber gemeinsam in einem Büro als vor dem Bildschirm. Ob die Kreativität leidet, werden wir sehen.

Stellen Sie auch Bereiche fest, in denen Home Office Vorteile gegenüber der stationären Agenturarbeit bietet?

«Perfekt, jetzt haben wir auf einen Schlag eine 100 Prozent digitalisierte Agentur», sagte unsere Digitalstrategin nach der internen Verkündigung.

Gibt es Tätigkeiten im Agenturalltag – etwa Pitches – die sich «aus der Ferne» nicht bewerkstelligen lassen und so ein physisches Erscheinen der Mitarbeitenden voraussetzen?

Die Bereitschaft der Kunden zu Videokonferenzen ist aktuell sehr gross. Das könnte durchaus auch über die Corona-Phase hinaus Gültigkeit haben. Mit unseren Kunden in Deutschland kommunizierten wir bisher bereits grösstenteils so, weil wir sonst jedes Mal fliegen müssten.

Ist es möglich, dass Sie eine Kampagne von A-Z via Home Office umsetzen, sollte die Corona-Phase noch länger andauern?

Falls diese Krise länger andauert, muss das möglich sein. Wir gehen davon aus, dass wir für alles eine Lösung fänden ausser für den Teamspirit und den informellen Austausch auf den Gängen und in der Küche. Aber eine diesbezügliche Durststrecke von einigen Monaten wäre auch kein Problem.

Home Office ist nicht Jedermanns oder Jederfraus Sache – man muss dafür «gemacht» sein und die nötige Selbstdisziplin mitbringen. Wie gut gerüstet ist Ihr Team diesbezüglich?

Es ist eine Gewöhnungssache, bei der die hohe Motivation in unserem Team aber hilft.

Ist die Kreativbranche – im Vergleich zu anderen Branchen – gut geeignet für Home Office?

In der Kommunikation arbeiten Leute, die sich gerne auf Neues einlassen, beste Voraussetzungen also.

Wie lange führen Sie Home Office fort?

Niemand weiss, wie es weiter gehen wird, auch wir nicht.

Werden Sie, wenn das Coronavirus ausgesessen und vom Tisch ist, wieder zum gewohnten Agenturalltag zurückkehren oder gibt es gegebenenfalls Dinge, die Sie aus der Home-Office-Zeit übernehmen?

Wir sind heute nach drei Tagen schon eine andere Agentur als vor einer Woche. Was sich in dieser Krise bewährt, werden wir in der einen oder anderen Form wohl weiterführen.