"Dopo tre giorni di home office siamo già un'agenzia diversa da quella che eravamo una settimana fa".

Il coronavirus non è solo onnipresente nei media, ma si sta facendo strada lentamente ma inesorabilmente anche nella vita lavorativa quotidiana delle persone. Molte aziende stanno spostando sempre più spesso il lavoro a domicilio per proteggere i propri dipendenti e quindi la propria attività. Spinas Civil Voices non fa eccezione. L'agenzia zurighese specializzata in ONG, con poche eccezioni, ha mandato i suoi dipendenti a lavorare da casa. Come funziona? Werbewoche.ch ha parlato con il fondatore dell'agenzia Lorenz Spinas.

Werbewoche.ch: Lorenz Spinas, cosa l'ha spinta a lavorare da casa a causa del coronavirus?

Lorenz Spinas: Il pericolo potenziale: un dipendente infetto significa un'intera agenzia in quarantena, decine di scadenze di consegna non rispettate, in breve: uno scenario che metterebbe a rischio la nostra esistenza.

Come era organizzato l'home office di Spinas Civil Voices prima del coronavirus?

A livello individuale e di situazione, forse un terzo dei dipendenti ha utilizzato questa opzione di tanto in tanto. Questo è stato un grande vantaggio durante il cambio radicale di lunedì di questa settimana, poiché non si trattava di una novità assoluta per il team e gli strumenti di comunicazione necessari erano già stati sperimentati.

Un nucleo di sei persone che viaggiano con mezzi privati resterà in agenzia. Volontariamente o sono "costretti" a mantenere il posto?

In modo del tutto volontario e senza alcun risentimento. Era chiaro a tutti che avremmo potuto gestire questa situazione eccezionale solo in squadra. Il fatto che nessuno potesse recarsi all'agenzia con i mezzi pubblici, a causa dell'aumento del rischio di infezione, ha suscitato le maggiori discussioni.

Funzionerebbe se anche queste sei persone andassero a casa?

Stiamo cercando di evitarlo il più a lungo possibile, perché solo gradualmente capiremo se abbiamo ancora bisogno di uno o due elementi dell'agenzia. Ad esempio, nel cloud sono presenti solo i dati degli ultimi due anni. Se necessario, le persone dell'agenzia possono caricare i dati più vecchi nel cloud più facilmente rispetto all'accesso esterno al server nel seminterrato. Ma potremmo garantire la maggior parte di queste cose anche se tutti dovessero lavorare da casa.

Come organizzate la comunicazione all'interno del team e con i clienti?

Utilizziamo tre strumenti per la comunicazione: 1. Slack per la documentazione interna del progetto, 2. Dropbox Business per i dati, 3. Whereby per le riunioni all'interno del team e con i clienti.

E come funziona lo scambio?

Finora la cooperazione ha funzionato molto bene e non abbiamo registrato ritardi nei progetti.

Quali processi sono più difficili quando la maggior parte dei dipendenti lavora da casa?

Molti creativi preferiscono sedersi insieme in un ufficio per sviluppare concetti piuttosto che davanti a uno schermo. Vedremo se la creatività ne risentirà.

Riconoscete anche voi in quali ambiti il lavoro da casa offre dei vantaggi rispetto al lavoro in un'agenzia fissa?

"Perfetto, ora abbiamo un'agenzia digitalizzata al 100% in un colpo solo", ha detto il nostro digital strategist dopo l'annuncio interno.

Ci sono attività nella vita quotidiana dell'agenzia - come i lanci - che non possono essere svolte "a distanza" e che quindi richiedono la presenza fisica dei dipendenti?

I clienti sono attualmente molto disposti a utilizzare le videoconferenze. Questo potrebbe continuare anche dopo la fase del coronavirus. Abbiamo già comunicato con i nostri clienti in Germania per la maggior parte in questo modo, perché altrimenti dovremmo volare ogni volta.

È possibile implementare una campagna dalla A alla Z attraverso l'home office se la fase del coronavirus dura più a lungo?

Se questa crisi dura più a lungo, deve essere possibile. Partiamo dal presupposto che troveremo una soluzione per tutto, tranne che per lo spirito di squadra e il dialogo informale nei corridoi e in cucina. Ma anche una pausa di qualche mese in questo senso non sarebbe un problema.

Lavorare da casa non è per tutti: bisogna essere "fatti" per questo e avere la necessaria autodisciplina. Quanto è attrezzato il vostro team in questo senso?

Si tratta di abituarsi, ma l'alto livello di motivazione della nostra squadra ci aiuta.

L'industria creativa, rispetto ad altri settori, è adatta a lavorare da casa?

Le persone che lavorano nel settore della comunicazione amano essere coinvolte in cose nuove, quindi hanno i migliori prerequisiti.

Per quanto tempo continuerete a lavorare da casa?

Nessuno sa cosa accadrà in seguito, nemmeno noi.

Una volta che il coronavirus sarà passato, tornerà alla sua solita routine di agenzia o ci saranno cose che riprenderà dal periodo dell'home office?

Dopo tre giorni, siamo già un'agenzia diversa da quella di una settimana fa. Ciò che si è dimostrato valido in questa crisi probabilmente continuerà in una forma o nell'altra.