Mit dem richtigen Tool zum erfolgreichen Event

Ob Roadshow, Generalversammlung, Firmenfeier oder Incentive, der Anmeldeprozess muss in jedem Fall benutzerfreundlich und vor allem schnell sein. Noch verwenden viele Eventorganisatoren den Mailverkehr als Anmeldemöglichkeit. Dies fordert jedoch seinen Tribut. «Die Mails müssen gesammelt und in eine Liste übertragen werden», erklärt Mario Pfeiffer, Marketing Manager bei Colada. Bei dieser Methode gehen oft Personen vergessen und zudem können keine Sperrfristen programmiert werden. Wer kurz vor dem Event eine Mail sendet, kommt nicht mehr auf die Gästeliste. Eine andere Variante wären webbasierte Anmeldeformulare. «Hier stossen die Eventplaner aber schnell an ihre Grenzen, da die Anzahl Felder begrenzt sind und keine Kontingente erfasst werden können», so Pfeiffer. Für eine zentrale Verwaltung aller eventspezifischen Aufgaben braucht es ein professionelles Tool.Die richtigen Gäste am richtigen Ort«Mit dem Colada Event Office möchten wir unseren Kunden das komplette Gästemanagement an Events abnehmen. Von der Einladung via Brief oder Mail über ein ansprechendes Registrierungsformular bis hin zum Badge-Druck und dem Einsatz vor Ort», erläutert der Marketing Manager. Es ist aber auch möglich nur einen Punkt der Eventplanung über Colada zu buchen.Die Anwendungssoftware von Colada lässt sich auf die eigene CI gestalten – vom Logo über die Schriftart bis zur Farbe. Ausserdem können Felder und Aktivitäten, wie Hotelkontingente oder Begleitpersonen, hinterlegt werden. «Damit erreichen wir nicht nur einen bleibenden ersten Eindruck, sondern holen die richtigen Gäste zur richtigen Zeit an den richtigen Ort», sagt Mario Pfeiffer.