Ces rapports annuels et magazines ont été récompensés
De l'idée à l'envoi d'une publication d'entreprise de grande envergure, en passant par la planification et la réalisation, il s'écoule beaucoup de temps. Un temps qui devient de plus en plus précieux vers la fin du processus. Quel est le chemin le plus efficace pour atteindre l'objectif ? En principe, il existe trois processus possibles. L'organisation la plus répandue est celle de la direction de projet interne, qui gère le projet du début à la fin. Les [...]
Partenariats à long terme
Pour un processus aussi important et répétitif, Jolanda Meyer estime que des processus bien rodés sont essentiels. C'est pourquoi la Banque Cantonale de St-Gall mise sur des partenariats à long terme et sur le professionnalisme. Les processus et alliances définis et éprouvés garantissent la sécurité des contenus, des délais et des coûts. Afin d'obtenir une publication sans erreurs, l'ensemble du rapport annuel est soumis à une relecture (externe) approfondie à la fin. La plausibilité des chiffres est également vérifiée. Comme le rapport n'est publié qu'en allemand, aucune traduction n'est nécessaire. Cela facilite le processus. Le contrôle final est effectué par le service financier, la révision externe et la communication d'entreprise. La direction et le conseil d'administration donnent l'approbation finale. L'outil de publication ns.publish s'est révélé être un outil utile dans le déroulement du projet. Il permet à tous les participants de travailler efficacement sans se chevaucher.
La collaboration avec des prestataires de services externes
Clariant, groupe suisse actif dans le monde entier dans le domaine de la chimie de spécialités, mise sur la collaboration avec des partenaires. Des prestataires de services suisses et étrangers sont utilisés pour la rédaction, le concept, le graphisme, les rapports en ligne, les photos, les traductions et l'impression.Pour la coordination du projet, "One source of truth" a une fonction centrale. Ce document Excel est le document central de données et contient tous les chiffres clés pertinents du rapport intégré. Il se trouve sur Sharepoint, afin d'être géré et mis à jour de manière autonome par les personnes respectives qui mettent les chiffres clés à disposition. Le système de rédaction utilisé est ns.publish de Neidhart + Schön. GlobalLink sert d'outil de traduction et de plateforme de révision. L'échange d'informations et de documents se fait en interne et en externe à l'aide de Sharepoint et du courrier électronique.
Qui reçoit quoi ?
Les groupes cibles du rapport intégré sont très variés : investisseurs / actionnaires privés et institutionnels, proxy advisors (conseillers en vote), journalistes, fournisseurs, clients, scientifiques, ONG, experts en développement durable, collaborateurs existants et potentiels en sont les destinataires.Le concept général - et donc la décision de principe en faveur du rapport intégré - est impulsé par la communication de Clariant. L'équipe de reporting intégré travaille sur la base d'un mandat clair du conseil d'administration et du comité exécutif. Le rapport intégré est publié sur papier et en ligne.
Imprimé et en ligne avec les bons partenaires
Lors de l'élaboration du concept, les deux canaux sont pris en compte. La mise en œuvre se fait de manière intégrée en tenant compte des points forts de chaque canal d'édition et en se concentrant sur le groupe cible respectif.Les exigences posées aux partenaires externes sont différentes. Selon les tâches confiées par Swisscom, le savoir-faire et l'expérience en matière de rapports d'entreprise, de mise en page ou de réalisation en ligne sont requis. Des approches innovantes et une procédure simple sont également demandées. Il est très important d'établir une base de confiance, qui constitue le fondement d'une collaboration à long terme.
Contrôle et conseils
Diverses instances sont impliquées dans le processus de compensation : Review Teams, Disclosure Committee, Steering Board, approbation par l'Audit Committee et le Conseil d'administration. La responsabilité de l'exactitude des versions linguistiques des divers rapports incombe à la direction du projet et à l'équipe centrale.Ce qui est précieux dans le processus de reporting, c'est sans aucun doute une équipe bien rodée, qui ne se laisse pas déstabiliser même dans les phases agitées, et des responsabilités claires. Le calendrier serré et les tâches qui en découlent doivent être surveillés en permanence. Le soutien et l'acceptation du top management sont très importants pour l'ensemble du déroulement du projet.
