Come gli eventi aziendali hanno successo nello spazio digitale

L'anno scorso la curva di apprendimento delle aziende in termini di competenza digitale è stata caratterizzata da tentativi ed errori. Una delle lezioni più importanti che abbiamo imparato è che c'è ancora molto margine di miglioramento per quanto riguarda la presenza digitale.

Perché la motivazione dei dipendenti attraverso eventi digitali merita almeno la stessa attenzione di un evento analogico? I tempi in cui i messaggi del management venivano pazientemente digeriti dai dipendenti e implementati come desiderato sono finiti, al più tardi da quando i millennial hanno iniziato a lavorare. Per informare e, idealmente, ispirare, è necessario qualcosa di più di una semplice istruzione. L'impegno autentico non può essere comprato a lungo termine, ma può essere sviluppato solo attraverso l'apprezzamento. La comunità all'interno di un'azienda vuole essere nutrita, compresa e coinvolta. Non è sufficiente decorare le diapositive piene di punti elenco con immagini colorate.

Christoph Schmidt, amministratore delegato di FS Parker, la vede così: "Per creare un senso di comunità, l'interazione nello spazio digitale è ancora più importante di quella offline. Quanto prima e quanto più i dipendenti sono coinvolti nel processo e si percepiscono come parte di qualcosa di grande, tanto più potente sarà l'effetto, sia a breve che a lungo termine. I dipendenti sono gli ambasciatori più preziosi di un'azienda. Se non riesce a comunicare internamente dove sta andando il viaggio, sarà difficile convincere anche il mondo esterno. Le storie di spot strategici o di pietre miliari lungo il percorso verso la grande visione sono essenziali. Numeri e KPI sono importanti, ma rappresentano solo i risultati di ciò che è stato raggiunto insieme. Devono essere presentati di conseguenza".

Il CEO di Ringier Marc Walder lancia un chiaro segnale nell'era della digitalizzazione con un appuntamento annuale. La presentazione multimediale "Speak" fa rivivere cifre, dati, fatti e sviluppi del gruppo editoriale attraverso storie e immagini in movimento. La presentazione è uno storytelling e un infotainment con un effetto duraturo. "Se siamo coraggiosi e cerchiamo di imparare insieme ogni giorno in questi tempi così rapidi, questo ci rende più forti", afferma Walder. FS Parker ha sostenuto il gruppo editoriale nello sviluppo di "Speak" in un evento di grande impatto.

Si parte dal messaggio. Cosa vuole trasmettere il management e perché? Con una consulenza strategica in materia di comunicazione, un'implementazione grafica di grande impatto e di qualità del marchio, nonché fornitori di servizi affidabili anche in ambito tecnico, il salto nell'acqua digitale riesce senza troppi problemi. "Una consulenza olistica è importante per trasformare i piani strategici in soluzioni comunicative efficaci, sia dal punto di vista visivo che dei contenuti", afferma Stephanie von Mentlen Ramunno, responsabile della comunicazione strategica di Raiffeisen Svizzera.

Un evento digitale offre possibilità che vanno oltre il formato tradizionale. È possibile raggiungere e coinvolgere un gruppo più ampio. Il messaggio può essere trasmesso con precisione. Contrariamente a tutti i pregiudizi, l'aspetto del networking può ora essere vissuto anche in digitale con diversi strumenti.

7 consigli per un evento digitale di successo

1. la brevità è la spezia della vita

Un evento tradizionale, che in passato si estendeva per diverse ore, risplende in digitale quando il contenuto è condensato al punto giusto. Che cosa è veramente rilevante? La regola generale è: non più di 90 minuti alla volta. Nello spazio digitale, gli spettatori perdono l'attenzione ancora più rapidamente di quanto non avvenisse offline. Gli argomenti importanti possono essere approfonditi, ad esempio, in workshop che precedono o seguono l'evento.

2. aspetto professionale invece di mezze misure

"Fallo bene o non farlo affatto". I partecipanti che fissano uno schermo troppo piccolo in un ambiente domestico non ottimale sono molto meno indulgenti di quelli che sorseggiano un bicchiere di champagne in una splendida location fuori sede. Nel 2020, i maldestri tentativi di esibirsi attraverso diapositive casalinghe suscitavano ancora sorrisi compassionevoli. Nel 2021, non ci saranno più punti di simpatia per questo. Ma perché solo il contenuto non è tutto?

Il contenuto rimane il re, ma senza immagini di supporto il re rimane senza vestiti. Noelia Blanco, COO e Key Account Director di FS Parker, è convinta che "nei pochi momenti dell'anno in cui il management si rivolge ai dipendenti, agli azionisti o a importanti stakeholder in modo importante, i contenuti e gli oratori possono sicuramente ricevere un tocco di lucentezza".

Anche Martin Nydegger, direttore di Svizzera Turismo, ne era consapevole: "La Giornata delle vacanze di Svizzera Turismo è il più grande e importante evento del settore dell'anno. Nel 2021, l'associazione ha affrontato la difficile sfida di mostrare le vie d'uscita dalla più grande crisi della storia recente e di ispirare e motivare l'intero settore con un unico evento." Secondo Nydegger, questo obiettivo è stato ben raggiunto in un contesto virtuale.

"Per Svizzera Turismo si trattava di utilizzare la linea narrativa per trasmettere in modo credibile la prospettiva di tempi migliori e per entusiasmare la gente per il ritorno del settore in modo divertente ed energico", spiega Hannes Sigrist-Thompson, ECD di FS Parker, che ha gestito l'evento. "Le sfide speciali richiedono qualcosa di più delle presentazioni tradizionali. In questo caso, la possibilità di gestire lo spettacolo in uno studio televisivo ci ha permesso di trasmettere i contenuti a un ritmo veloce e con un alto livello di professionalità, mostrando i relatori nella loro luce migliore. Una performance professionale è una forma di apprezzamento. Alla fine, tutti vogliono essere orgogliosi del lavoro svolto insieme; dell'azienda; del team di gestione".

3. pensare alla drammaturgia

Da dove prendo il mio pubblico mentalmente e in quale viaggio lo porto? Come assorbire e ricordare al meglio le informazioni? Quanto intrattenimento è necessario per mantenere l'attenzione attraverso lo schermo? In che modo l'evento mantiene il suo fascino nel replay? Ci sono molte domande a cui rispondere in anticipo. I teaser prima dell'evento suscitano interesse e aumentano il numero di partecipanti. I forti opening formano le fondamenta del palcoscenico digitale. La comunicazione di follow-up dopo l'evento approfondisce e consolida i contenuti.

"Un evento digitale non è solo un evento analogico con una telecamera. Lo spazio digitale ha le sue regole. Le distrazioni nello spazio digitale sono enormi. Le e-mail vogliono una risposta, Instagram merita un'occhiata, la prossima notifica sta ronzando sul cellulare. Il trucco è mantenere l'attenzione del pubblico. Se si comunica in digitale, è necessario un contenuto che ispiri", afferma Sigrist-Thompson, ECD di FS Parker.

4. fare appello alle emozioni

"È importante inviare messaggi che vengano ricordati. Ci siamo riusciti particolarmente bene con il Il calcio d'inizio di quest'anno ha avuto successo", afferma Katarina Rösinger, CEO di BSH Svizzera. Questo punto può sembrare vino vecchio in bottiglie nuove, ma in realtà è più rilevante che mai, perché nel mondo digitale le emozioni hanno un peso doppio. L'ambiente sterile del mondo digitale non scatena ancora grida di giubilo di per sé.

Johanna Walser, Chief Communication Officer di Ringier, si chiede sempre: "Come si può scatenare l'entusiasmo e creare opportunità di identificazione nonostante la sobrietà? Lo storytelling è uno strumento importante nella scatola magica della comunicazione e deve essere rafforzato digitalmente". Ma attenzione: una storia ha senso solo se si sa perché viene raccontata e come ci si relaziona ad essa. Autenticità, trasparenza e onestà sono fattori chiave. "Senza storytelling, il consumatore difficilmente può assorbire la ricchezza delle informazioni", aggiunge Christoph Schmidt, amministratore delegato di FS-Parker. "Lo abbiamo messo in pratica alla Raiffeisen con una scalata in montagna o alla BSH con una visita dal futuro".

5. pianificare blocchi tematici

In digitale, si hanno più possibilità di riprodurre i messaggi principali in vari modi, di ripeterli selettivamente e di ancorarli nella memoria. "È importante avere un filo conduttore dei messaggi principali, dall'invito ai contenuti digitali con video, animazioni e presentazioni, al look and feel delle interazioni con il pubblico, ai workshop o ai sondaggi pre o post evento", spiega Noelia Blanco di FS Parker.

6. Considerare il riciclo dei contenuti in una fase iniziale

Per garantire che un evento digitale di successo non si riduca a un buco nell'acqua, è meglio pensare all'ulteriore utilizzo del materiale durante la fase di pianificazione. Come si può ancorare il messaggio in modo duraturo all'interno e all'esterno? Quali estratti sono necessari per i social media? Quali parti possono essere incluse in un film d'immagine sull'azienda? I requisiti dei diversi canali influenzano la produzione. Ad esempio, la presentazione di un rapporto annuale non deve necessariamente essere un "one-shot". I contenuti di valore possono facilmente riempire altri formati e canali dopo il lancio del rapporto.

7. Pianificazione, organizzazione e attuazione accurate

Pochi secondi di silenzio radio dovuto a difficoltà tecniche o a prove insufficienti hanno un effetto molto più lungo nello spazio digitale che in un evento offline. Anche in questo caso, quindi, è importante una preparazione accurata. Come mi occupo dei relatori prima della performance? Chi è responsabile del rispetto del programma? È prevista la moderazione?

"È importante essere preparati meticolosamente. La scelta degli strumenti tecnici giusti deve essere presa in considerazione fin dall'inizio", è convinta Noelia Blanco. "Quali interazioni volete offrire? Si vogliono riprodurre dei video? Quali contenuti devono essere prodotti in anticipo? Come si fa a guidare le persone in modo interattivo attraverso la sessione di domande e risposte? Un elemento importante è anche quello di allineare in anticipo le aspettative dei diversi partner e fornitori di servizi".

Volker Klodwig, responsabile delle vendite in Europa di BSH Hausgerätegruppe, aggiunge: "Un team ben affiatato, una preparazione di alto livello e uno storyboard pulito che non travolga i consumatori ma li accompagni nel viaggio sono essenziali e quasi più decisivi nell'implementazione digitale che in quella analogica. Questo si vede nella qualità di un evento".

Conclusione

Prima o poi, il formato digitale degli eventi conquisterà un posto di rilievo nell'orchestra della comunicazione aziendale. "Il contatto con le persone non può essere sostituito. Gli eventi ibridi e digitali completano e sottolineano in modo eccellente la comunicazione analogica dei contenuti. Questo può essere molto utile per le grandi unità organizzative che vogliono coinvolgere e ispirare emotivamente i dipendenti in regioni, confini linguistici e paesi diversi", conclude Christoph Schmidt.