Come gli eventi aziendali hanno successo nello spazio digitale

Gli eventi aziendali digitali sono qui per restare. Ma come si fa a mettere su un grande spettacolo? L'agenzia FS Parker usa esempi dai suoi clienti e sette consigli per mostrare come gli eventi digitali raggiungono l'impatto.

L'anno scorso, la curva di apprendimento delle aziende in termini di competenza digitale è stata caratterizzata da tentativi ed errori. Una delle lezioni più importanti apprese: c'è ancora molto spazio per migliorare quando si tratta di presenza digitale.

Perché la motivazione dei dipendenti attraverso eventi digitali merita almeno la stessa attenzione di un evento analogico? I tempi in cui i messaggi del management venivano pazientemente digeriti dai dipendenti e implementati come desiderato sono finiti, al più tardi da quando i millennials hanno iniziato a lavorare. Per informare e idealmente ispirare, c'è bisogno di qualcosa di più di istruzioni concise. L'impegno genuino non può essere comprato a lungo termine, ma può essere sviluppato solo attraverso l'apprezzamento. La comunità all'interno di un'azienda vuole essere nutrita, compresa e coinvolta. Non basta decorare diapositive sovraccariche di punti elenco con immagini colorate.

Christoph Schmidt, amministratore delegato di FS Parker, la vede così: "Per creare un senso di comunità, l'interazione nello spazio digitale è ancora più importante di quella offline. Prima e più i dipendenti sono coinvolti nel processo e si percepiscono come parte di qualcosa di grande, più potente è l'effetto - sia a breve che a lungo termine. I dipendenti sono i più preziosi ambasciatori di un'azienda. Se non riesce a comunicare internamente dove sta andando il viaggio, sarà anche difficile convincere il mondo esterno. Le storie dei riflettori strategici o delle pietre miliari lungo la strada verso la grande visione sono essenziali. I numeri e i KPI sono importanti, ma rappresentano solo i risultati di ciò che è stato raggiunto insieme. Dovrebbero essere presentati di conseguenza".

Il CEO di Ringier Marc Walder manda un chiaro segnale nell'era della digitalizzazione con un appuntamento annuale. La presentazione multimediale "Speak" dà vita a cifre, dati, fatti e sviluppi del gruppo editoriale attraverso storie e immagini in movimento. La presentazione è storytelling e infotainment con un effetto duraturo. "Se siamo coraggiosi e cerchiamo di imparare insieme ogni giorno in questi tempi in rapida evoluzione, questo ci rende più forti", dice Walder. FS Parker ha sostenuto il gruppo editoriale nello sviluppo di "Speak" in un evento d'impatto.

Inizia con il messaggio. Cosa vuole trasmettere la direzione e perché? Con una consulenza strategica di comunicazione, un'implementazione grafica d'impatto e di marca e fornitori di servizi affidabili anche nell'area tecnica, il salto nell'acqua digitale riesce senza troppi problemi. "La consulenza olistica è importante per trasformare i piani strategici in soluzioni comunicative efficaci - sia a livello visivo che di contenuto", dice Stephanie von Mentlen Ramunno, responsabile della comunicazione strategica di Raiffeisen Svizzera.

Un evento digitale offre possibilità che vanno oltre il formato tradizionale. Un gruppo più grande può essere raggiunto e coinvolto. Il messaggio può essere trasmesso con precisione millimetrica. Contrariamente a tutti i pregiudizi, l'aspetto del networking può ora essere vissuto anche digitalmente con vari strumenti.

7 consigli per un evento digitale di successo

1. la brevità è il sale della vita

Un evento tradizionale che si estendeva per diverse ore brilla digitalmente quando il contenuto è condensato al punto. Cosa è veramente rilevante? La regola generale è: non più di 90 minuti alla volta. Nello spazio digitale, gli spettatori perdono la loro attenzione ancora più rapidamente di quanto non fosse già il caso offline. I temi importanti possono essere approfonditi, per esempio, in workshop che precedono o seguono l'evento.

2. aspetto professionale invece di mezze misure

"Fallo bene o non farlo affatto". I partecipanti che fissano uno schermo troppo piccolo in un ambiente sub-ottimale dell'ufficio a casa sono molto meno indulgenti di quelli che sorseggiano un bicchiere di champagne in una bella location fuori sede. Nel 2020, i tentativi maldestri di esibirsi attraverso diapositive casalinghe suscitavano ancora simpatici sorrisi. Nel 2021, non ci sono più punti di simpatia per questo. Ma perché il contenuto non è tutto?

Il contenuto rimane il re, ma senza immagini di supporto, il re rimane senza vestiti. Noelia Blanco, COO e Key Account Director di FS Parker, è convinta che "nei pochi momenti durante l'anno in cui il management si rivolge ai dipendenti, agli azionisti o a importanti stakeholder in modo importante, il contenuto così come gli speaker possono sicuramente sopportare un tocco di brillantezza".

Anche Martin Nydegger, direttore di Svizzera Turismo, ne era consapevole: "La giornata delle vacanze di Svizzera Turismo è il più grande e importante evento del settore dell'anno. Nel 2021, l'associazione ha affrontato la difficile sfida di mostrare le vie d'uscita dalla più grande crisi della storia recente e di ispirare e motivare l'intero settore con un evento". Secondo Nydegger, questo obiettivo è stato ben raggiunto in un ambiente virtuale.

"Per Svizzera Turismo, si trattava solo di utilizzare la linea della storia per trasmettere in modo credibile la prospettiva di tempi migliori e per entusiasmare la gente sul ritorno del settore in modo divertente ed energico", spiega Hannes Sigrist-Thompson, ECD di FS Parker, che ha gestito l'evento. "Le sfide speciali richiedono più delle presentazioni tradizionali. In questo caso, essere in grado di condurre lo spettacolo in uno studio televisivo ci ha permesso di fornire contenuti ad un ritmo veloce e con un alto livello di professionalità, mostrando i relatori nella loro luce migliore. Una performance professionale è una forma di apprezzamento. Alla fine, tutti vogliono essere orgogliosi del lavoro fatto insieme; dell'azienda; del team di gestione".

3. pensare alla drammaturgia

Dove raccolgo mentalmente il mio pubblico e in quale viaggio lo porto? Come si possono assorbire e ricordare meglio le informazioni? Quanto intrattenimento è necessario per mantenere l'attenzione attraverso lo schermo? Come fa l'evento a mantenere il suo fascino nel replay? Ci sono molte domande a cui rispondere in anticipo. I teaser prima dell'evento suscitano interesse e aumentano il numero di partecipanti. Le aperture forti formano le fondamenta del palcoscenico digitale. La comunicazione di follow-up dopo l'evento approfondisce e ancorare il contenuto.

"Un evento digitale non è solo un evento analogico più una telecamera. Lo spazio digitale ha le sue regole. Le distrazioni nello spazio digitale sono enormi. Le e-mail vogliono essere risposte, Instagram merita un'occhiata, la prossima notifica sta ronzando sul cellulare. Il trucco è mantenere l'attenzione del pubblico. Se comunichi digitalmente, hai bisogno di contenuti che ispirino", dice l'ECD Sigrist-Thompson di FS Parker.

4. appello alle emozioni

"È importante inviare messaggi che siano ricordati. Lo abbiamo fatto particolarmente bene con il Kickoff quest'anno di successo", dice Katarina Rösinger, CEO di BSH Svizzera. Questo punto può sembrare vino vecchio in bottiglie nuove, ma è in realtà più rilevante che mai, perché le emozioni devono avere un peso doppio nel mondo digitale. L'ambiente sterile del mondo digitale non scatena ancora grida di giubilo di per sé.

Johanna Walser, Chief Communication Officer di Ringier, si chiede sempre: "Come si può scatenare l'entusiasmo e creare opportunità di identificazione nonostante tutta la sobrietà? Lo storytelling è uno strumento importante nella scatola magica della comunicazione e deve essere rafforzato digitalmente". Ma attenzione: una storia ha senso solo se si sa perché viene raccontata e come ci si relaziona ad essa. L'autenticità, la trasparenza e l'onestà sono fattori chiave qui. "Senza storytelling, il consumatore può difficilmente assorbire la ricchezza delle informazioni", aggiunge il MD di FS-Parker Christoph Schmidt. "Lo abbiamo attuato alla Raiffeisen con una scalata in montagna o alla BSH con una visita dal futuro".

5. pianificare blocchi tematici

In digitale, si hanno più possibilità di riprodurre i messaggi principali in una varietà di modi, di ripeterli selettivamente e di ancorarli nella memoria. "È importante avere un filo conduttore dei messaggi principali - dall'invito, ai contenuti digitali con video, animazioni e presentazioni, al look and feel delle interazioni con il pubblico, ai workshop o sondaggi pre o post evento", spiega Noelia Blanco di FS Parker.

6. Considerare il riciclaggio dei contenuti in una fase iniziale

Per assicurarsi che un evento digitale di successo non diventi un fuoco di paglia, è meglio pensare all'ulteriore uso del materiale durante la fase di pianificazione. Come si può ancorare il messaggio in modo sostenibile all'interno e all'esterno? Quali estratti ti servono per i social media? Quali parti possono essere incluse in un filmato di immagini sull'azienda? I requisiti dei diversi canali influenzano la produzione. Per esempio, la presentazione di un rapporto annuale non deve necessariamente essere un "one-shot". Il prezioso contenuto può facilmente riempire altri formati e canali dopo il lancio del rapporto.

7. Pianificazione, organizzazione e implementazione accurata

Alcuni secondi di silenzio radio dovuti a difficoltà tecniche o prove insufficienti hanno un effetto molto più lungo nello spazio digitale che in un evento offline. Una preparazione accurata è quindi importante anche qui. Come mi occupo degli altoparlanti prima dello spettacolo? Chi è responsabile del rispetto del programma? C'è moderazione?

"È importante essere meticolosamente preparati. La scelta degli strumenti tecnici giusti deve essere considerata fin dall'inizio", è convinta Noelia Blanco. "Quali interazioni vuoi offrire? Giochi con i video? Quali contenuti devono essere prodotti in anticipo? Come guida le persone in modo interattivo attraverso la sessione di domande e risposte? Un elemento importante è anche allineare in anticipo le aspettative dei diversi partner e fornitori di servizi".

Volker Klodwig, Head of Sales Europe di BSH Hausgerätegruppe, aggiunge: "Un team ben funzionante, una preparazione al top e uno storyboard pulito che non sopraffaccia i consumatori ma li accompagni nel viaggio sono essenziali e quasi più decisivi nell'implementazione digitale che nell'analogico. Questo si vede nella qualità di un evento".

Conclusione

Prima o poi, il formato dell'evento digitale conquisterà un posto di rilievo nell'orchestra della comunicazione aziendale. "Non c'è nessun sostituto al contatto con le persone. Gli eventi ibridi e digitali completano e sottolineano in modo eccellente la comunicazione analogica dei contenuti. Questo può essere molto utile per le grandi unità organizzative che vogliono raccogliere e ispirare emotivamente i dipendenti attraverso regioni, confini linguistici e paesi", conclude Christoph Schmidt.

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