Comment réussir les événements d'entreprise dans l'espace numérique

Les événements numériques d'entreprise sont là pour rester. Mais comment mettre en place un grand spectacle ? L'agence FS Parker utilise des exemples de ses clients et sept conseils pour montrer comment les événements numériques ont un impact.

L'année dernière, la courbe d'apprentissage des entreprises en matière de compétences numériques s'est caractérisée par des essais et des erreurs. L'un des principaux enseignements tirés est qu'il existe encore une grande marge d'amélioration en matière de présence numérique.

Pourquoi la motivation des employés via des événements numériques mérite-t-elle au moins autant d'attention qu'un événement analogique ? L'époque où les messages de la direction étaient patiemment digérés par les employés et mis en œuvre comme souhaité est révolue, au plus tard depuis que les millennials ont commencé à travailler. Pour informer et, idéalement, inspirer, il faut plus que des instructions laconiques. Un véritable engagement ne s'achète pas à long terme, mais ne peut être développé que par l'appréciation. La communauté au sein d'une entreprise veut être nourrie, comprise et impliquée. Il ne suffit pas de décorer des diapositives surchargées de puces avec des images colorées.

Christoph Schmidt, directeur général de FS Parker, voit les choses comme suit : "Pour créer un sentiment de communauté, l'interaction dans l'espace numérique est encore plus importante que hors ligne. Plus les employés sont impliqués tôt dans le processus et ont l'impression de faire partie de quelque chose de grand, plus l'effet est puissant, tant à court qu'à long terme. Les employés sont les ambassadeurs les plus précieux d'une entreprise. S'il ne parvient pas à communiquer en interne sur la direction que prend le voyage, il sera également difficile de convaincre le monde extérieur. Il est essentiel de relater les faits marquants ou les étapes stratégiques qui jalonnent le chemin vers la grande vision. Les chiffres et les indicateurs clés de performance sont importants, mais ils ne représentent que les résultats de ce qui a été réalisé ensemble. Ils doivent être présentés en conséquence."

Le PDG de Ringier, Marc Walder, envoie un signal clair à l'ère de la numérisation avec un rendez-vous annuel. La présentation multimédia "Speak" fait revivre les chiffres, les données, les faits et les développements du groupe d'édition à travers des histoires et des images animées. La présentation est un récit et un infodivertissement dont l'effet est durable. "Si nous sommes courageux et que nous essayons d'apprendre ensemble chaque jour en ces temps d'évolution rapide, cela nous rend plus forts", dit Walder. FS Parker a aidé le groupe d'édition à faire de "Speak" un événement à fort impact.

Cela commence par le message. Que veut transmettre la direction et pourquoi ? Grâce au conseil en communication stratégique, à la mise en œuvre graphique à fort impact et à l'image de marque, ainsi qu'à des prestataires de services fiables également dans le domaine technique, le saut dans l'eau numérique se fait sans trop de casse-tête. "Le conseil holistique est important pour transformer les plans stratégiques en solutions de communication efficaces, tant sur le plan visuel que sur le plan du contenu", explique Stephanie von Mentlen Ramunno, responsable de la communication stratégique de Raiffeisen Suisse.

Un événement numérique offre des possibilités qui vont au-delà du format traditionnel. Un groupe plus large peut être atteint et impliqué. Le message peut être transmis avec une grande précision. Contrairement à tous les préjugés, l'aspect réseau peut désormais aussi être vécu numériquement grâce à divers outils.

7 conseils pour un événement numérique réussi

1. la brièveté est l'épice de la vie

Un événement traditionnel qui s'étendait auparavant sur plusieurs heures brille sous forme numérique lorsque le contenu est condensé à l'essentiel. Qu'est-ce qui est vraiment pertinent ? La règle de base est la suivante : pas plus de 90 minutes à la fois. Dans l'espace numérique, les téléspectateurs perdent leur attention encore plus rapidement que ce n'était déjà le cas hors ligne. Les sujets importants peuvent être approfondis, par exemple, dans des ateliers qui précèdent ou suivent l'événement.

2. apparence professionnelle au lieu de demi-mesures

"Fais-le bien ou ne le fais pas du tout." Les participants qui regardent fixement un écran trop petit dans un bureau à domicile non optimal sont beaucoup moins indulgents que ceux qui sirotent une coupe de champagne dans un bel endroit à l'extérieur. En 2020, les tentatives maladroites de se produire au moyen de diapositives artisanales suscitaient encore des sourires bienveillants. En 2021, il n'y a plus de points de sympathie pour cela. Mais pourquoi le contenu seul n'est-il pas tout ?

Le contenu reste roi, mais sans supports visuels, le roi n'a pas d'habits. Noelia Blanco, COO et directrice des comptes clés chez FS Parker, est convaincue que "dans les quelques moments de l'année où la direction s'adresse aux employés, aux actionnaires ou aux parties prenantes importantes, le contenu et les orateurs ont besoin d'une touche de brillance".

Martin Nydegger, directeur de Suisse Tourisme, en était également conscient : " La Journée des vacances de Suisse Tourisme est le plus grand et le plus important événement de l'année pour la branche. En 2021, l'association a dû relever le difficile défi de montrer les moyens de sortir de la plus grande crise de l'histoire récente et d'inspirer et de motiver l'ensemble du secteur par le biais d'un seul événement." Selon M. Nydegger, cet objectif a été bien atteint dans un cadre virtuel.

"Pour Suisse Tourisme, il s'agissait d'utiliser le scénario pour transmettre de manière crédible la perspective de temps meilleurs et pour enthousiasmer les gens sur le retour de l'industrie d'une manière divertissante et énergique", explique Hannes Sigrist-Thompson, ECD chez FS Parker, qui a géré l'événement. "Les défis spéciaux exigent plus que des présentations traditionnelles. Dans ce cas, le fait de pouvoir réaliser l'émission dans un studio de télévision nous a permis de diffuser le contenu à un rythme rapide et avec un haut niveau de professionnalisme, tout en montrant les intervenants sous leur meilleur jour. Une prestation professionnelle est une forme d'appréciation. Au final, chacun veut être fier du travail accompli ensemble, de l'entreprise, de l'équipe de direction."

3. réfléchir à la dramaturgie

Où dois-je aller chercher mon public mentalement et quel voyage dois-je lui faire faire ? Comment absorber et mémoriser au mieux les informations ? Quelle quantité de divertissement est nécessaire pour maintenir l'attention via l'écran ? Comment l'événement conserve-t-il son attrait dans le replay ? Il y a beaucoup de questions auxquelles il faut répondre à l'avance. Les teasers avant l'événement suscitent l'intérêt et augmentent le nombre de participants. Des ouvertures fortes constituent le fondement de la scène numérique. La communication de suivi après l'événement approfondit et ancre le contenu.

"Un événement numérique n'est pas seulement un événement analogique plus une caméra. L'espace numérique a ses propres règles. Les distractions dans l'espace numérique sont énormes. Les courriels veulent qu'on y réponde, Instagram vaut le coup d'œil, la prochaine notification bourdonne sur le téléphone portable. L'astuce consiste à maintenir l'attention du public. Si vous communiquez par voie numérique, vous avez besoin d'un contenu qui vous inspire", explique Sigrist-Thompson, DCE de FS Parker.

4. faire appel aux émotions

"Il est important d'envoyer des messages dont on se souvient. Nous l'avons fait particulièrement bien avec le Coup d'envoi réussi cette année", déclare Katarina Rösinger, PDG de BSH Suisse. Ce point peut sembler un vieux vin dans une nouvelle bouteille, mais il est en fait plus pertinent que jamais, car les émotions sont deux fois plus importantes dans le monde numérique. L'environnement stérile du monde numérique ne déclenche pas encore de cris de jubilation en soi.

Johanna Walser, Chief Communication Officer chez Ringier, se demande toujours : "Comment déclencher l'enthousiasme et créer des opportunités d'identification malgré toute la sobriété ? Le storytelling est un outil important dans la boîte magique de la communication et doit être renforcé par le numérique." Mais attention : une histoire n'a de sens que si vous savez pourquoi elle est racontée et comment vous vous y rattachez. L'authenticité, la transparence et l'honnêteté sont des facteurs clés à cet égard. "Sans narration, le consommateur peut difficilement absorber la richesse des informations", ajoute Christoph Schmidt, directeur général de FS-Parker. "Nous l'avons mis en œuvre chez Raiffeisen avec une ascension de montagne ou chez BSH avec une visite du futur".

5. planifier les blocs thématiques

En numérique, vous avez plus de possibilités de jouer les messages principaux de diverses manières, de les répéter de manière sélective et de les ancrer dans la mémoire. "Il est important d'avoir un fil conducteur des principaux messages - de l'invitation au contenu numérique avec des vidéos, des animations et des présentations, en passant par l'aspect et la convivialité des interactions avec le public, les ateliers ou les enquêtes avant ou après l'événement", explique Noelia Blanco de FS Parker.

6. Envisager le recyclage du contenu à un stade précoce

Pour éviter qu'un événement numérique réussi ne devienne un feu de paille, il est préférable de penser à l'utilisation ultérieure du matériel dès la phase de planification. Comment ancrer durablement le message en interne et en externe ? De quels extraits avez-vous besoin pour les médias sociaux ? Quels éléments peuvent être inclus dans un film d'image sur l'entreprise ? Les exigences des différents canaux influencent la production. Par exemple, la présentation d'un rapport annuel ne doit pas nécessairement être un "one-shot". Le contenu précieux peut facilement remplir d'autres formats et canaux après le lancement du rapport.

7. Planification, organisation et mise en œuvre minutieuses

Quelques secondes de silence radio dues à des difficultés techniques ou à des répétitions insuffisantes ont un effet beaucoup plus long dans l'espace numérique que lors d'un événement hors ligne. Une préparation minutieuse est donc également importante ici. Comment dois-je m'occuper des enceintes avant le spectacle ? Qui est responsable du respect du calendrier ? Y a-t-il de la modération ?

"Il est important d'être méticuleusement préparé. Le choix des bons outils techniques doit être envisagé dès le départ", est convaincue Noelia Blanco. "Quelles interactions voulez-vous offrir ? Vous jouez des vidéos ? Quel contenu doit être produit à l'avance ? Comment guidez-vous les gens de manière interactive pendant la session de questions-réponses ? Un élément important est également d'aligner à l'avance les attentes des différents partenaires et prestataires de services."

Volker Klodwig, responsable des ventes pour l'Europe chez BSH Hausgerätegruppe, ajoute : "Une équipe bien rodée, une préparation optimale et un storyboard propre qui ne submerge pas le consommateur mais l'emmène dans son voyage sont essentiels et presque plus décisifs dans la mise en œuvre numérique que dans l'analogique. Cela se ressent dans la qualité d'un événement".

Conclusion

Tôt ou tard, le format numérique des événements gagnera une place de choix dans l'orchestre de la communication d'entreprise. "Rien ne remplace le contact avec les gens. Les événements hybrides et numériques complètent et soulignent parfaitement la communication analogique du contenu. Cela peut être très utile pour les grandes unités organisationnelles qui souhaitent capter et inspirer de manière émotionnelle leurs employés au-delà des régions, des frontières linguistiques et des pays", conclut Christoph Schmidt.

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