Des idées pour le congrès du futur à offrir

Une centaine de représentants de la branche ont profité de l'occasion pour se rencontrer et échanger leurs expériences dans le cadre des ateliers Open Space.De plus, le mice lab a été présent pour la première fois du 11 au 13 juin à la Salon professionnel MEXCON 2014 à Berlin. Le projet de recherche sur le "congrès du futur" a été lancé en 2013 par le réseau Bodensee Meeting. Cette année, l'équipe du projet a invité six nouveaux experts issus de différents domaines professionnels à rejoindre le laboratoire de recherche : une journaliste, une architecte, un chercheur sur la jeunesse, un développeur organisationnel, un formateur en plein air et un représentant de la branche. Leur objectif : rassembler des idées créatives pour la conception de réunions, d'incentives, de congrès et d'événements - en bref, MICE. Après deux jours de retraite, les chercheurs ont présenté leurs conclusions le troisième et dernier jour devant une centaine de représentants du secteur au Festspielhaus de Bregenz. Pour donner l'exemple, cela ne s'est pas fait dans le style de conférence traditionnel : dans six exposés Pecha Kucha de six minutes et quarante secondes chacun, les experts ont fait participer leurs auditeurs à la thématique. Ils ont ensuite échangé leurs expériences avec les participants dans le cadre d'ateliers ouverts.Sortir de la zone de confortLe credo de l'animatrice et journaliste Andrea Thilo, par exemple, était "sortir de sa zone de confort". Selon le proverbe "Prendre fait le bonheur - donner fait le bonheur", elle a suggéré d'utiliser l'intelligence collective d'un groupe. Les participants au congrès devraient avoir l'occasion de devenir des "donneurs de parts" et de partager leurs connaissances et leurs expériences avec d'autres, "sans pour autant perdre de vue l'importance des intervenants", a souligné Mme Thilo.

Urs Treuthardt, directeur du Convention Bureau de l'office du tourisme de Saint-Gall-Lac de Constance, a recommandé de sortir des standards - également dans les relations publiques. Ainsi, son entreprise ne communique plus par le biais de bulletins d'information, mais par des vidéos exceptionnelles : Des informations sont résumées par un professionnel dans des conférences slam et publiées sur YouTube.Treuthardt a également souligné l'importance de "refléter les besoins de tous les participants au congrès". C'est-à-dire ceux des participants, des intervenants, des organisateurs, du lieu de la manifestation et même des sponsors - "c'est le grand défi".

L'espace, un acteur sous-estiméLes espaces jouent un rôle central, tout le monde est d'accord là-dessus. Il n'y a pas que l'architecture des salles de spectacle - les chaises vissées - qui doit être repensée. Pour l'architecte Andrea Hofmann, "les espaces eux-mêmes deviennent des acteurs ; même les espaces intermédiaires ou les espaces de pause. Ils ne sont pas seulement passifs, mais peuvent inspirer". Ils permettent le mouvement et favorisent ainsi la capacité d'apprentissage et de mémorisation, a complété Charly Siegl, formateur en plein air.

L'espace au sens d'espace libre a également été abordé : Il est important de "donner une structure aux congrès, mais en même temps de laisser des espaces libres ou de la flexibilité - tant au niveau de l'espace que du contenu", a expliqué Tina Gadow, programmatrice et dramaturge d'événements.Une culture MICE tournée vers l'avenirL'écoute passive et la participation active, le mouvement et les phases de repos, la force créatrice co-créative et le plaisir de la controverse : Pour répondre aux besoins de tous les participants, les organisateurs de congrès doivent faire le grand écart. Le mice lab ne fournit pas de recette toute faite : "Les participants et les personnes intéressées reçoivent de notre part une sensibilisation et des questions qu'ils devraient se poser lors de la planification d'un événement", a résumé Tina Gadow. "On voit à un congrès s'il est bien préparé ou non".À propos du Bodensee MeetingLe Bodensee Meeting, initiateur du mice lab, est un réseau transnational composé de 14 représentants du secteur des congrès, du tourisme et de l'économie. Depuis plus de vingt ans, il s'occupe de la promotion des pays du lac de Constance en tant que région de congrès et de réunions. Plus d'un millier de congrès et de manifestations de plusieurs jours ont lieu chaque année autour du lac de Constance. Avec le projet mice lab visant à explorer l'avenir des congrès, la région est également devenue un centre d'impulsion pour le secteur.Les membres proviennent d'Allemagne, d'Autriche, de Suisse et du Liechtenstein. Il s'agit de : Insel Mainau, Kultur- & Congress-Centrum Graf-Zeppelin-Haus à Friedrichshafen, Lindau Tourismus und Kongresse, Meersburg Tourismus, Milchwerk Radolfzell, Singen Congress, Tourist-Information Konstanz, Überlingen am Bodensee, Convention Partner Vorarlberg, Festspielhaus Bregenz, Säntis-Schwebebahn, St. Gallen-Bodensee Convention, Würth Haus Rorschach, SAL - Saal am Lindenplatz à Schaan.Info : www.bodenseemeeting.com