Toolbox für Kommunikation

Wer von Redaktion spricht, der denkt vorerst ans Schreiben. So gesehen müssten Redaktionssysteme Schreibwerkzeuge sein, doch dieser Gedanke greift zu kurz, weil es der Vielfalt an solchen Angeboten nicht gerecht wird und den Medienwandel aus­ser Acht lässt. Dazu kommt die digitale Transformation, die in der Medienproduktion schon früh einsetzte, die Arbeitsschritte verkürzte oder gar automatisierte […]

Wer von Redaktion spricht, der denkt vorerst ans Schreiben. So gesehen müssten Redaktionssysteme Schreibwerkzeuge sein, doch dieser Gedanke greift zu kurz, weil es der Vielfalt an solchen Angeboten nicht gerecht wird und den Medienwandel aus­ser Acht lässt. Dazu kommt die digitale Transformation, die in der Medienproduktion schon früh einsetzte, die Arbeitsschritte verkürzte oder gar automatisierte und vor allem den Redaktionen die Möglichkeit bot, sich in den Produktionsprozess einzubringen.Wenn wir den Kreis der Redaktionssysteme grosszügig bemessen, so sind auf der einen Seite die Layoutprogramme anzusiedeln, auf der andern Seite die Datenbanken für Text- und Bildbausteine, welche vor allem in der kommerziellen Kommunikation eine grosse Rolle spielen. Das Herzstück ist das Channel-Management, welches erlaubt, die digitalen Vorlagen für die gewünschten Kanäle, meistens Print oder Online (Web), bereitzustellen.Inzwischen gibt es Gesamtlösungen (wie etwa Censhare) und Speziallösungen, beispielsweise für das Produktionsmangement oder für Übersetzungsdienste, die sich andocken lassen; aber auch Adaptionen für besondere Anwendungen, etwa für Geschäftsberichte.

Ein modulares Angebot

In der Schweiz sind es vor allem zwei Lieferanten, die sich auf den Vertrieb von Redaktionssystemen spezialisiert haben: die A&F in Sursee sowie die Topix in St. Gallen. Die A&F vertreibt in der Schweiz im Redaktionsbereich die Produkte der Firma WoodWing, bestehend aus dem Workflowsystem Enterprise und dem DAM-System Elvis (Digital Asset Management).Dazu gehören noch verschiedene Umsysteme, welche je nach Bedürfnis des Kunden in dieses Umfeld eingebunden werden. Damit wird ein «Best-of-Breed»-Ansatz verfolgt, sagt Geschäftsführer Urs Felber, der Kunde soll alles aus einer Hand erhalten. A&F hat rund 100 Systeme alleine in der Schweiz installiert und bezeichnet sich damit als Marktführer im Schweizer Markt, zu dem er Medienhäuser, Mediendienstleister, Agenturen und Marketingabteilungen von Unternehmen zählt.Die Topix AG bietet verschiedene Lösungen für kollaboratives Arbeiten an und konzentriert sich beim Einsatz von hochwertigen redaktionellen Lösungen auf die Crossmedia Publishing Plattform vjoon K4. Das System wird von Medienhäusern, Verlagen, Agenturen, Corporates und diversen Organisationen sowie Verbänden eingesetzt. Dabei spielt es eine zentrale Rolle bei der Steuerung von Assets (Medien-Bausteinen) und Workflows und ist oft mit diversen Anschlussprogrammen zu einem ganzen Ökosystem verbunden, wie Geschäftsführer Dieter Herzmann erklärt.Ein solches Toolset kann für die unterschiedlichsten Anwendungen eingesetzt werden. Topix betreut mehrere Dutzend Kunden im In- und Ausland, dazu gehören klassische Medienhäuser wie der Anzeiger Region Bern oder Behörden wie die eidgenössische Finanzverwaltung oder Unternehmen wie der REWE-Konzern.

Digitaler Hub

Wer sich mit der Medienproduktion befasst, der fragt sich nun, welchen Beitrag solche Lösungen zur digitalen Transformation leisten. Urs Felber verweist bei seiner Antwort auf Enterprise Aurora, das Multi-Channel-Tool von WoodWing, mit dem die Surseer Firma das Prinzip «Story-First» verfolgt. Damit sollte die effektive und wirklich neutrale Inhaltserstellung gewährleistet sein. Die Story kann so auf optimale Art und in einfachster Weise jedem erdenklichen digitalen Kanal zugefügt oder automatisiert an die Print­umgebung übergeben werden.Ähnlich argumentiert Dieter Herzmann von Topix, sein Tool (vjoon K4) kann als digitaler Hub funktionieren und so sowohl administrative wie auch produktionsunterstützende und kommunikative Workflows verbinden. Dazu kommt, dass Topix nicht mehr ­allein die Medienproduktion, sondern auch die Medienkommunikation ins Zentrum ihrer Lösungsvorschläge stellt. So können an eine zentrale Content Plattform verschiedene Systeme angedockt werden, die vor Ort installiert werden oder aus der Cloud angedockt sind und damit Assets auf ihrer Reise von der Entstehung, dem Management, der Auslieferung, der Nutzung, der Ablage und Wiederverwendung in einem anderen Kontext steuern können.Zentral sind dabei laut den St. Gallern Fragestellungen wie «Welche Kleinteiligkeit der Informationseinheiten ist sinnvoll?», «Welche Verbindungen kann ich zwischen Informationseinheiten aufbauen?», «Welche Sichtweisen kann ich auf Inhalte applizieren?», «Welche Relevanzen kann ich dadurch schaffen und sozusagen in Schaufenstern ausstellen/kommunizieren?», «Wie kann ich eine One-to-One-Kommunikation zum Kunden mit diesen relevanten Inhalten aufbauen?», «Wie kann ich Produktions- und Kommunikationsprozesse aus einem Guss steuern?», «Sind die Systeme einfach bedienbar und die notwendigen Dienstleistungen nicht ausufernd und damit KMU-tauglich?» usw.

Wohin die Entwicklung führt

Viele Punkte sind zu klären, wenn ein Redaktionssystem angeschafft werden soll. Doch was steht im Vordergrund, wenn wir uns fragen, in welche Richtung sich solche Systeme weiterentwickeln? Die angefragten Lieferanten haben dazu verschiedene Antworten.A&F will ihr Redaktions-Angebot kontinuierlich den Marktbedürfnissen anpassen: Immer mehr digitale Kanäle kommen laut Urs Felber standardmässig hinzu, so- dass diese ohne Aufwand quasi «Plug&Play» integriert werden können. Der Markt ist heute sehr schnelllebig, neue Trends kommen, Trends gehen. Wer da in der Kommunikation mithalten will, muss sich rasch anpassen können. WoodWing hat in der Vergangenheit immer wieder bewiesen, dass es fähig ist, extrem schnell auf solche Veränderungen in der Kommunikation zu reagieren.Während A&F auf die Veränderung der Nutzungsgewohnheiten verweist, sieht Topix vor allem technische Verbesserungen. So legt Dieter Herzmann den Finger auf die Programmier-Schnittstellen (API first und Microservices), die Verknüpfungen zur bestehenden Content Plattform ermöglichen, diese skalierbarer und stabiler machen, damit investitionsschützend sind, weil sie die Integration von Produktions- und Kommunikationsprozessen eher zulassen. Damit soll auch die Abbildung komplexer Abläufe verbessert werden, wobei die Bedienung einfach sowie der Unterhalt kostengünstig bleiben muss.Schauen wir uns bei diesen beiden Lieferanten noch zwei spezifische Zusätze zum Redaktionssystem an: die Übersetzungsdienste sowie das Produktmanagement. Letzteres wird mit WoodWing von A&F nicht abgedeckt, weil sich dieses auf die optimale und effiziente Produktion und Distribution von redaktionellen Inhalten konzentriert, so die Begründung von Urs Felber.Für das Produktmanagement setzt A&F spezialisierte PIM-Systeme (Product Management Information) wie Contentserv und LobsterPIM ein. Die Vergangenheit hat nach Meinung von A&F eindrücklich bewiesen, dass die sogenannte «Eierlegende Wollmilchsau», die alles können will, keinen Sinn macht. Die Projekte werden zu gross, zu komplex, zu unflexibel und zu teuer. Deswegen wenden sehr viele Unternehmen sich von solchen Systemen ab und setzen für die wichtigsten Anforderungen die dafür geeigneten Systeme ein.Die Einbindung von Übersetzungsdiensten ist dagegen problemlos und bewährt sich in der Praxis. Dank den offenen Schnittstellen ist es bei WoodWing eigentlich egal, welche Art eines Übersetzungsdienstes angebunden wird.Crossmediales Produktionsmanagement ist beim von Topix vertriebenen vjoon K4 vollumfänglich enthalten. Auch hat Topix mehrere Kunden, bei denen Übersetzungsdienste in unterschiedlichen Formen installiert wurden. So können auf ihrem Redaktionssystem erstellte InDesign-Dokumente automatisch Artikel im XLIFF-Format samt Metadaten exportieren, beispielsweise an ein Translation Management System wie SDL Trados oder Across; die fertige Übersetzung wird dann ebenso automatisch wieder abgeholt und daraus die übersetzten ID-Dokumente auf dem vjoon K4-Redaktionssystem generiert.

Adaptionen für besondere ­Anwendungen

Es sind nicht nur die Programm­ersteller und Vertriebsfirmen, die Redaktionssysteme weiterentwickeln, sondern auch Anwender. Etwa die Dienstleister für Finanzpublikationen, die bestehende Redaktionssysteme als Basis nehmen und dazu spezifische Tools offerieren, welche die Erstellung von Publikationen, vor allem Geschäftsberichte, wesentlich vereinfachen. So können sie bestehende Kunden enger an sich binden und Neukunden dank intelligenter Produktionslösung gewinnen.Die bekanntesten Anbieter sind die Zürcher Link-Group oder NeidhartSchön, Zürich, welche über ihre Tochterfirma mms solutions ag ns.publish vertreibt, ein führendes System im Bereich der Finanz- und Unternehmenspublikationen. Mehr als 120 börsenkotierte Unternehmen arbeiten in der Schweiz mit ns.publish. Für kleinere und mittlere Unternehmen (KMU) oder Institutionen (wie NGO) gibt es eine Lösung mit reduzierten Ansprüchen an die höchste IT-Security wie sie börsenkotierte Firmen fordern.Der Erfolg ist auf die Effizienzsteigerung und Automatisierung dank modernster Technologie zurückzuführen, sagt die Marketingleiterin Dr. Joëlle Loos-Neidhart. Ein zeit- und ortsunabhängiges kollaboratives Arbeiten wird so ermöglicht und voll unterstützt. Und was für Grossfirmen besonders wichtig ist: höchste IT-Security, die garantiert wird durch die anspruchsvollste ISO-27001-Zertifizierung für Informationssicherheit. ns.publish enthält das voll integrierte Modul «translate plus» für Übersetzungsdienste, das mit Übersetzungsdienstleistern entwickelt wurde und von vielen Kunden angewendet wird. Bei der Umsetzung setzt NeidhartSchön auf das persönliche Projektmanagement, welches voll auf die ns.publish-Lösung ausgerichtet ist.Für ns.publish sind weitere Automatisierungen sowie die permanente Weiterentwicklung des Benutzerkomforts vorgesehen. Neben ns.publish werden drei weitere Produkte entwickelt und angeboten: das kanalübergreifende ns.edition für Corporate Publish-ing, ns.now für Online Publishing sowie ns.connect als Portallösung für Crossmedia-Kampagnen.

Bei Burda gratis

Eine besondere Art von Kundenbindung betreibt das deutsche Verlags- und Druckhaus Burda, welches sein Content-Management-System Thunder gratis an Interessenten abgibt. Dabei handelt es sich um eine Weblösung, die auf der Open-Source-Lösung Drupal8 basiert und als Redaktionssystem eingesetzt werden kann.Die Schweizer Softwarefirma MD Systems in Zürich ist stark an der Weiterentwicklung von Thunder beteiligt und hat bei einigen Schweizer Anwendungen mitgewirkt, die Thunder als Redaktionssystem einsetzen, so das Schweizer Baublatt und das Kommunalmagazin.Miro Dietiker von MD Systems ergänzt, dass für diese Lösungen ein eigenes Design und zahlreiche Zusatzfunktionalitäten entwickelt wurden, welche die Stärken von Drupal und der Anwendung Thunder zeigen: Eine solide und standardisierte Basis, die gut erweiterbar und vor allem individualisierbar ist.Thunder macht aus Drupal ein vorkonfiguriertes Redaktionssystem, so Dietiker weiter, wodurch viel Arbeit bei der Entwicklung entfällt und später auch bei der Wartung vieles einfacher wird wegen dem höheren Standardisierungsgrad. Die Anwender (Medienhäuser) profitieren von einem System, das von zahlreichen Parteien ständig weiterentwickelt wird.Die digitale Transformation erhöht die Geschwindigkeit der Innovation ständig. Offene Lösungen (Open Source/Free Software), bei der alle Beteiligten kollaborieren, können langfristig mit dieser Geschwindigkeit mithalten.

Ordnung für Redaktionssysteme

Eine wirklich aussagekräftige Unterscheidung lässt sich bei Redaktions- oder Newsroom-Systemen wohl nur hinsichtlich der anvisierten Nutzergruppe treffen. Alexander Zock von der Johannes Gutenberg Universität in Mainz hat dazu in seiner Studie zwischen «Broadcast-Newsroom-Systemen» und «Publikations-Newsroom-Systemen» unterschieden. Die Terminologie hinkt hier noch ein wenig, der markante Unterschied liegt aber darin, ob ein solches System eher für Fernseh- / Radiostationen gedacht ist oder für private Unternehmen, die ein Produkt und / oder eine Dienstleistung anbieten. «Broadcast-Newsroom-Systeme» bieten diverse automatisierte Content-Input-Kanäle, wie z.B. die nahtlose Integration von Social-Media-Quellen (Facebook, Twitter etc.), Agenturmeldungen oder RSS-Feeds.«Publikations-Newsroom-Systeme» haben einen wesentlich geringeren Funktionsumfang und besinnen sich in erster Linie auf die Online-Verbreitung (Web / Mobile, Print ist auch oft inbegriffen). Dafür bieten diese Tools wesentlich mehr Features für die Optimierung des Web-Auftrittes an, was die Rezeption des Besuchers verbessern soll.

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