So gelingen Corporate Events im digitalen Raum

Digital Corporate Events sind gekommen, um zu bleiben. Aber wie gelingt die grosse Show? Die Agentur FS Parker zeigt anhand von Beispielen ihrer Kunden und mit sieben Tipps, wie digitale Events Impact erzielen.

Im letzten Jahr war die Lernkurve von Unternehmen in Bezug auf die digitale Kompetenz geprägt von Versuch und Irrtum. Eines der wichtigsten Learnings: beim digitalen Auftritt ist noch viel Luft nach oben.

Warum verdient Mitarbeitermotivation über digitale Events mindestens genauso viel Aufmerksamkeit wie eine analoge Veranstaltung? Die Zeiten, in denen Mitteilungen der Geschäftsleitung von Mitarbeitern geduldig verdaut und wunschgemäss umgesetzt wurden, sind spätestens seit dem Arbeitseintritt der Millennials vorbei. Um zu informieren und idealerweise zu inspirieren, bedarf es mehr als knappe Instruktionen. Echtes Engagement kann langfristig nicht erkauft, sondern nur über den Weg der Wertschätzung entwickelt werden. Die Community innerhalb eines Unternehmens will gehegt und gepflegt, verstanden und involviert werden. Da reicht es nicht, Bullet-Points-überladene Slides mit bunten Bildern zu schmücken.

Christoph Schmidt, Managing Director von FS Parker, sieht es wie folgt: «Um ein Gemeinschaftsgefühl zu erzeugen, ist Interaktion im digitalen Raum noch wichtiger als offline. Je früher und je mehr Mitarbeiter in den Prozess involviert sind und sich als Teil von etwas Grossem wahrnehmen, desto kraftvoller ist die Wirkung – kurzfristig sowie langfristig. Mitarbeiter sind die wertvollsten Botschafter eines Unternehmens. Wenn es nicht gelingt nach innen zu vermitteln, wohin die Reise geht, wird es auch schwerfallen, die Aussenwelt davon zu überzeugen. Dabei sind Geschichten von strategischen Spotlights oder Meilensteinen entlang des Weges zur grossen Vision essenziell. Zahlen und KPIs sind wichtig, aber stellen nur die Ergebnisse von dem dar was gemeinsam geleistet wurde. Dementsprechend sollten sie auch präsentiert werden.»

Ringier-CEO Marc Walder setzt mit einem jährlichen Fixpunkt ein deutliches Zeichen im Zeitalter der Digitalisierung. Der multimediale Auftritt «Speak» erweckt Zahlen, Daten, Fakten und Entwicklungen der Verlagsgruppe anhand von Geschichten und Bewegtbild zum Leben. Die Präsentation ist Storytelling und Infotainment mit nachhaltiger Wirkung. «Wenn wir mutig sind und jeden Tag versuchen, in dieser schnelllebigen Zeit gemeinsam zu lernen, dann macht uns das stärker», sagt Walder. FS Parker hat die Verlagsgruppe dabei begleitet, «Speak» zu einem impact-starken Event auszubauen.

Begonnen wird bei der Botschaft. Was will die Geschäftsleitung vermitteln und warum? Mit strategischer Kommunikationsberatung, Impact-starker und Marken-affiner grafischer Umsetzung sowie verlässlichen Dienstleistern auch im technischen Bereich gelingt der Sprung ins digitale Wasser ohne viel Kopfweh. «Dabei ist eine holistische Beratung wichtig, um strategische Vorhaben in wirkungsvolle kommunikative Lösungen umzusetzen – inhaltlich wie auch visuell», meint Stephanie von Mentlen Ramunno, Leiterin für strategische Kommunikation bei Raiffeisen Schweiz.

Ein digitales Event bietet Möglichkeiten, die über das traditionelle Format hinausgehen. Eine grössere Gruppe kann erreicht und eingebunden werden. Die Vermittlung der Botschaften kann punktgenau gestaltet werden. Entgegen aller Vorurteile ist mittlerweile auch der Networking-Aspekt mit diversen Tools digital erlebbar.

7 Tipps für ein gelungenes digitales Event

1. In der Kürze liegt die Würze

Eine traditionelle Veranstaltung, die sich früher über mehrere Stunden gezogen hat, glänzt digital, wenn der Inhalt verdichtet auf den Punkt gebracht wird. Was ist wirklich relevant? Die Faustregel lautet: Maximal 90 Minuten am Stück. Im digitalen Raum verlieren Zuschauer:innen noch schneller die Aufmerksamkeit als das ohnehin offline schon der Fall war. Wichtige Themen können beispielsweise in Workshops, die dem Event vor- oder nachgelagert sind, vertieft werden.

2. Professioneller Auftritt statt halbe Sachen

«Do it right or don’t do it at all.» Teilnehmende, die im suboptimalen Homeoffice-Setting in einen zu kleinen Screen starren, verzeihen viel weniger, als diejenigen, die in einer schönen Off-Site-Location ein Glas Champagner schlürfen. 2020 haben unbeholfene Versuche, durch selbstgestrickte Slides durchzuführen, noch mitfühlendes Lächeln geerntet. 2021 gibt es dafür keine Sympathiepunkte mehr. Aber warum ist Inhalt allein nicht alles?

Content bleibt King, aber ohne unterstützende Visualisierung steht der König ohne Kleider da. «In den wenigen Momenten im Jahr, in denen sich die Geschäftsleitung im grossen Stil an Mitarbeiter, Shareholder oder wichtige Stakeholder richtet, vertragen Content sowie Redner durchaus einen Touch Hochglanz», ist Noelia Blanco, COO und Key Account Director bei FS Parker, überzeugt.

Dessen war sich auch Martin Nydegger, Direktor von Schweiz Tourismus bewusst: «Der Ferientag von Schweiz Tourismus ist die grösste und wichtigste Branchenveranstaltung des Jahres. 2021 stand der Verband vor der schwierigen Herausforderung, Wege aus der grössten Krise in der jüngsten Geschichte aufzuzeigen und mit einer Veranstaltung die gesamte Branche zu begeistern und zu motivieren.» Ein Ziel, das Nydegger zufolge im virtuellen Rahmen gut erreicht worden sei.

«Bei Schweiz Tourismus ging es darum, mit der Story-Line Aussicht auf bessere Zeiten glaubwürdig zu vermitteln und auf unterhaltsame, energiegeladene Art für das Comeback der Branche zu begeistern», erklärt Hannes Sigrist-Thompson, ECD bei FS Parker, die das Event betreut hat. «Besondere Herausforderungen benötigen mehr als herkömmliche Präsentationen. Die Show in einem TV-Studio durchführen zu können hat es uns in diesem Fall ermöglicht, Inhalte in einem schnellen Tempo und mit hoher Professionalität zu transportieren und dabei die Sprecher im besten Licht zu zeigen. Ein professioneller Auftritt ist eine Form von Wertschätzung. Am Ende wollen alle stolz sein auf die gemeinsam geleistete Arbeit; auf das Unternehmen; auf die Führungsmannschaft.»

3. Dramaturgie durchdenken

Wo hole ich mein Publikum gedanklich ab und auf welche Reise nehme ich es mit? Wie können Informationen bestmöglich aufgenommen werden und in Erinnerung bleiben? Wieviel Unterhaltung ist nötig, um die Aufmerksamkeit via Bildschirm zu halten? Wie behält das Event auch im Replay seine Strahlkraft? Im Vorfeld gibt es viele Fragen zu klären. Teaser vor dem Event wecken Interesse und erhöhen die Teilnehmerzahl. Starke Opener bilden das Fundament der digitalen Bühne. Follow-up-Kommunikation nach dem Event vertieft und verankert Inhalte.

«Ein digitales Event ist nicht einfach ein analoges Event plus Kamera. Der digitale Raum hat eigene Regeln. Die Ablenkungen im digitalen Raum ist enorm. Emails wollen beantwortet werden, Instagram ist einen Blick wert, auf dem Handy brummt die nächste Benachrichtigung. Die Kunst liegt darin, die Aufmerksamkeit des Publikums zu halten. Wer digital kommuniziert, braucht Content der begeistert», sagt FS-Parker-ECD Sigrist-Thompson.

4. Emotionen ansprechen

«Wichtig ist es Botschaften zu senden, die in Erinnerung bleiben. Das ist uns besonders gut mit dem Kickoff in diesem Jahr gelungen», so Katarina Rösinger, CEO von BSH Schweiz. Dieser Punkt mag erscheinen wie alter Wein in neuen Schläuchen, ist aber tatsächlich relevanter als je zuvor, denn Emotionen sind in der digitalen Welt doppelt so stark zu gewichten. Die sterile Umgebung der digitalen Welt löst per se noch keine Jubelschreie aus.

Johanna Walser, Chief Communication Officer bei Ringier, fragt sich dabei immer: «Wie kann man trotz aller Nüchternheit Begeisterung auslösen und Identifikationsmöglichkeiten schaffen? Storytelling ist ein wichtiges Tool in der Kommunikations-Zauberbox und muss digital verstärkt werden.» Aber Achtung: Eine Story macht nur dann Sinn, wenn man weiss, wieso sie erzählt wird und welchen Bezug man selbst dazu hat. Dabei sind Authentizität, Transparenz und Ehrlichkeit Schlüsselfaktoren. «Ohne Storytelling vermag der Konsument kaum die Fülle der Informationen aufnehmen», ergänzt FS-Parker-MD Christoph Schmidt. «Dies haben wir bei Raiffeisen mit einer Bergbesteigung oder bei BSH mit einem Besuch aus der Zukunft umgesetzt.»

5. Themenblöcke planen

Digital hat man mehr Möglichkeiten, die Hauptbotschaften auf vielfältige Art und Weise zu spielen, punktuell zu wiederholen und im Gedächtnis zu verankern. «Es ist wichtig, einen roten Faden aus den Hauptbotschaften durchzuziehen – angefangen von der Einladung, über digitale Inhalte mit Video, Animationen und Präsentationen, dem Look&Feel von Interaktionen mit dem Publikum bis hin zu vor- oder nachgelagerten Workshops oder Umfragen», erklärt Noelia Blanco von FS Parker.

6. Content-Recycling frühzeitig mitbedenken

Damit aus einem gelungenem Digital Event keine Eintagsfliege wird, macht man sich am besten gleich während der Planung Gedanken über die weitere Verwertung des Materials. Wie kann man die Botschaft nachhaltig intern sowie extern verankern? Welche Ausschnitte daraus braucht man für Social Media? Welche Teile können in einen Image-Film über das Unternehmen einfliessen? Die Anforderungen verschiedener Kanäle nehmen Einfluss auf die Produktion. Zum Beispiel muss die Präsentation eines Jahresberichtes nicht unbedingt ein «one-shot» zu sein. Der wertvolle Content kann andere Formate und Kanäle nach der Lancierung des Berichts leicht füllen.

7. Gründliche Planung, Organisation und Durchführung

Ein paar Sekunden Funkstille aufgrund technischer Schwierigkeiten oder unzureichender Proben wirken im digitalen Raum deutlich länger als bei einem Offline-Event. Gründliche Vorbereitung ist also auch hier wichtig. Wie betreue ich die Sprecher vor dem Auftritt? Wer ist verantwortlich für die Einhaltung des Ablaufplans? Gibt es Moderation?

«Wichtig ist eine minuziöse Vorbereitung. Die Wahl der richtigen technischen Tools gilt es frühzeitig zu überlegen», ist Noelia Blanco überzeugt. «Welche Interaktionen möchte man anbieten? Spielt man Videos ein? Welcher Content muss vorab produziert werden? Wie leitet man interaktiv durch die Q&A Session? Ein wichtiges Element ist auch das Abgleichen der Erwartungshaltung der unterschiedlichen Partner und Dienstleister vorab.»

Volker Klodwig, Head of Sales Europe der BSH Hausgerätegruppe ergänzt: «Ein gut funktionierendes Team, eine Top-Vorbereitung und ein sauberes Storyboard, das die Konsumenten nicht überfordert, sondern mitnimmt auf die Reise, sind essenziell und in der digitalen Umsetzung fast noch entscheidender als analog. Das zeigt sich in der Qualität eines Events.»

Fazit

Das Format des digitalen Events wird sich über kurz oder lang einen prominenten Platz im Kommunikationsorchester der Unternehmen erkämpfen. «Der Kontakt mit Menschen ist nicht zu ersetzen. Hybride und digitale Events ergänzen und unterstreichen hervorragend das analoge Vermitteln von Inhalten. Dies kann sehr hilfreich sein für grosse Organisationseinheiten, die Mitarbeiter über Regionen, Sprachgrenzen und Länder emotional abholen und inspirieren möchten», schliesst Christoph Schmidt ab.

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