Scouten und auswählen

SPECIAL LOCATIONS Spezialwissen ist gefragt, wenn es um das Scouten (Aufspüren) und Selektionieren von besonderen Locations für Tagungen und Events geht. MK hat dazu Carole Ramuz, Mitinhaberin und Managing Director der Brandsoul AG für Live Communication, Fragen gestellt. Dieser Beitrag ist in der Oktober-Ausgabe des Fachmagazins «Tagungen & Events» erschienen.MK Wie und wo kann die Suche […]

Dieser Beitrag ist in der Oktober-Ausgabe des Fachmagazins «Tagungen & Events» erschienen.MK Wie und wo kann die Suche stattfinden?CAROLE RAMUZ Als Agentur für Live-Kommunikation gehört für uns das Location Scouting zum Alltag. Wir starten die Suche in unserer eigenen Datenbank. Grundrisse, technische Spezifikation, Grösse, Notizen über die gesammelten Erfahrungen, Charakter, Bilder sind dort abgespeichert. Das gibt uns die Möglichkeit, schnell und gezielt auf Anfragen zu reagieren. Zudem werden wir von möglichen Suppliers und Destination Management Companies (Incoming-Agenturen) laufend kontaktiert, besucht und über Neuigkeiten informiert, sodass auch solche Kontakt aktiviert werden können.MKWas muss ich zuerst wissen?RAMUZZuerst fängt man mit der zu platzierenden Botschaft an. Die Location ist Bestandteil eines Gesamtkonzeptes und darf auf keinen Fall als Einzelmassnahme angeschaut werden. Alles kommuniziert! Die Location muss dem Zweck des Anlasses dienen. Handelt es sich um einen Anlass mit Workshops, braucht es Räume, die Arbeitsgruppen ermöglichen. Berücksichtigt werden muss auch das Rahmenprogramm wie etwa Outdoor-Aktivitäten, Konzerte oder andere Darbietungen. Meistens müssen verschiedene Faktoren zusammenspielen. Hier ein Beispiel: Wir wurden im Februar angefragt, kurzfristig eine Location in der Schweiz zu finden, am liebsten in den Bergen. Um das Ziel der Veranstaltung zu erreichen, wurde Schnee benötigt. Für die geladenen Gäste brauchte es kurzfristig einige hunderte Übernachtungsmöglichkeiten. Um das Produkt auszuprobieren, war im konkreten Fall eine Autorennbahn nötig. Bei einer derartigen Anfrage spielt die Ortschaft eine weniger zentrale Rolle. Wichtiger ist die Infrastruktur, die auch auf verschiedene Orte verteilt sein kann, wenn sie sich sinnvoll als Eventelemente integrieren lassen.MK Welche Location-Eigenschaften muss ich recherchieren, was darf auf keinen Fall vergessen werden?RAMUZ Die wichtigste Rolle spielt, wie erwähnt, das Konzept. Bei der Suche nach der adäquaten Location sind die Anfahrtszeit, die Erreichbarkeit und die Infrastruktur wichtig. Hier muss auch die Sicht der Eingeladenen eingenommen werden. Kommen die Gäste aus dem Ausland, ist ein gutes und schneller Transfer zentral. Handelt es sich um Familien, ist die Anfahrt mit dem öffentlichen Verkehr wichtig. Handelt es sich um eine Veranstaltung für Gehbehinderte, ist der Weg für Rollstuhlfahrende zentral. Bei der Detailabklärung überprüft man Verfügbarkeiten/Daten. Auch muss es zu diesem Zeitpunkt klar sein, ob der Anlass eine Auf- und Abbauzeit benötigt. Zudem muss das Budget berücksichtigt werden. Bei der Budgetierung ist es relevant, welche Nebenkosten anfallen. Bei der Miete muss entsprechend wieder der Blick für das Gesamte gelten. Handelt es sich um eine leere Halle, wird sicherlich die Miete günstiger sein, dafür werden sehr viele Kosten für den Aufbau (von Technik bis Catering) anfallen. Findet der Event in einem Hotel statt, kann der Preis als vollumfänglich verstanden werden. Der Aufwand für das gesamte Gewerke (Catering, Reinigung, Technik, Deko, Security etc.) muss vor der definitven Auswahl der Location bekannt sein.MKWie wichtig ist der Location- Charakter?RAMUZGerade bei einem öffentlichen Anlass spielt, neben dem Programm, die Location eine wichtige Rolle für den Erfolg einer Veranstaltung. Die Location kann aber die Neugier und Begeisterung des Publikums wecken – auch für Corporate Events. Oder Emotionen hervorrufen, wie Freude, Stolz und Motivation. Bei der Location-Suche sind der Kreativität keine Grenzen gesetzt. Museen, Bahnhöfe, Transportmittel, Schulen, Pop-up Locations, Bauernhöfe oder temporäre Orte wie zum Beispiel Zelte sind mögliche, interessante Alternativen zur klassischen Event-Location.MK Wann sollte ich eher auf eine Special Locations setzen, wann eher auf ein Tagungshotel? RAMUZWenn das Budget knapp ist, macht es eher Sinn, ein Tagungshotel zu buchen. Auch macht ein Tagungshotel Sinn, wenn der Anlass mehrere Tage dauert und das Hotel exklusiv zu diesem Zweck gebucht werden kann. Special Locations verlangen generell einen höheren Aufwand. Allerdings kann der Charakter einer Veranstaltung besser zur Geltung gebracht werden, weil die Special Location genau auf die Bedürfnisse der Veranstaltung ausgerichtet werden kann. Bei einem Tagungshotel weiss der Gast eher, was ihn erwartet. Bei einer Special Location ist er dementsprechend offener für eine Entdeckungsreise.MKSoll ich selber suchen? RAMUZ Natürlich kann man selber suchen. Es macht aber Sinn, einen Auftrag zu erteilen, wenn die Suche komplexer ist. Meistens braucht man nicht nur eine Location, sondern verschiedene Locations wie Hotels, Durchführungsort, Essmöglichkeiten und auch Logistikelemente. Es kommt immer wieder vor, dass Kunden die Location mit dem Hintergedanken auswählen, Geld zu sparen. Das ist sehr schade, denn so muss sich der Anlass nach dem Ort richten. Dabei sollte es genau umgekehrt sein: Die Location muss dem Zweck dienen.

5 Location-Tipps von Carole Ramuz

Carol-Ramuz
1. Luxury Design und Adventure im ION Hotel in Selfoss, Island2. Hotel Kakslauttanen, Arctic Resort im finnischen Outback in Saariselkä3. Jumbo Stay, Tagen und Übernachten in einer B747 in Stockholm, Schweden4. Kanalröhre zum Übernachten im Das Park Hotel in Ottensheim, Österreich5. Natur pur im Treehotel, tief im unberührten Waldgebiet von Harads, Schweden Autor: Ruedi Ulmann
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